Excelによるデータ分析 自画自賛

会社でExcel資料を作り自画自賛していたところ、上司に「自画自賛しているのか?」と言われ、図星でしたので驚きました。

ただ、自画自賛は大切だと考えています。自画自賛がなぜ大切かを述べた上で、今回のExcel資料がどう良かったかをまとめておきます。

【はじめに】自画自賛は、次につなげるために重要だ

何かの取り組みをした際、良い事・悪い事というのは出てくるものです。そこでそれらの事柄を抽象化し、汎用性の高い知識・技術として蓄積することは、業務のスキルの修得にとても大切だと考えています。

何かが終わった時は、少し振り返って思索する習慣をつけたいものです。この記事に、今回のExcel資料の取り組みを、抽象化した上でまとめておきます。

 

種々の工夫

4要素多重クロス集計のテーブル分割

多重クロス集計は、複数のテーブルに分割し、見やすくしました。

4要素の分析では、Excelピボットのままですとかなり見づらくなってしまいます。多少手間ですが、テーブルを増やして、クロス集計(2要素)のテーブルを縦と横に並べ(2要素)、概念としての4要素クロス集計を表現してみました。

テーブルを増やすことは、メリットが多いです。

  • 個々のテーブルについての代表値集計が容易
  • 傾向分析の関数入力用の行・列の追加が可能
  • 見栄えが良くなり、分かりやすい
  • テーブルをコピペで増産できるように組み立てると、意外に手間がかからない

等がメリットです。

 

データバーとカラースケールの利用・使い分け

テータバーとカラースケールを使い分けました。

データバーは、縦に並んだ数値データの大小比較に強みがあります。横に並ぶ数値データの大小比較については、横幅で大きさを表現するデータバーとは相性が良くはありません。

一方でカラースケールは、テーブルと相性が良く、上下左右に広がる表の値の大小比較や、外れ値の検出に強みがあります。私は最近、原則でカラースケールによる比較をし、縦に並ぶデータでデータバーを使うようにしています。

 

色による属性表現

セルの色で、個々のデータの属性を表現しました。

データの中には重要なものと、さほど重要ではないものが混在します。「重要なもの」や、「重要な値」、「特殊な値」が入るセルや、入っているセルには、色をつけます。

また、属性により要素を色で塗り分けたり、テーブルのヘッダー行を塗り分けたりするのも、データの見やすさの向上に役立ちます。

 

属性の近い要素の集約する または 適切に並べ替える

順序に気を遣いました。

分析データの見やすさとその価値は、データの秩序の度合いに依存しています。属性の近い要素を固める事で、データの乱雑さを低下させ、価値を高める事ができます。

また、属性や数量による並べ替えは、秩序の向上に役立ちます。なお、並べ替えた際は、注目したセルに色を塗ったり、値を太字にしたりして、目立つようにすると良いです。

 

複数のテーブルの違いが目立つ構成にする

類似するテーブルがあれば、違いを目立たせました。

テーブルが増えてきた場合に、あるテーブルと別のテーブルの違いが分かりにくくなります。

この対策として、テーブルのタイトルのフォントサイズを大きくしたり、タイトル入力用の連結セル(縦に連結 or 横に連結)を作ったりして、テーブルの違いを目立たせます。

 

余計なものを載せない

余計なものを省きました。

資料は意図した使い方と違う使われ方をする可能性があります。それは、可能であれば避けたいものです。意図しない使われ方をする確率を小さくするために、余計な要素は省きます。自分が何を伝えたいかがわかる構成にし、見る人の想定外の分析が入る隙を減らします。

これは見栄えのためにも大切です。

なお、冊子印刷資料は、見開きすべて空白ページが内容な枚数構成にします。表紙込みで、4nー3枚(nは自然数)にはならないようにします。余計な空白ページは不要です。

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